Mana­ged Docu­ment Ser­vices (MDS)

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Mana­ged Docu­ment Ser­vices (MDS) 2017-09-28T09:29:36+00:00

Mana­ged Docu­ment Ser­vices (MDS)

Spü­ren Sie die Kos­ten­trei­ber in Ihrem Unter­neh­men auf

Mana­ged Docu­ment Ser­vice (MDS) ana­ly­siert und opti­miert die Gerä­te­land­schaft. Dadurch wird eine signi­fi­kan­te Ver­bes­se­rung beim Ablauf der Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung erreicht. Ein Ser­vice­kon­zept opti­miert die Ser­vice­ein­sät­ze und das VBM-Manage­ment — auch oder ins­be­son­de­re von Fremd­sys­te­men.

Eine per­ma­nen­te Ana­ly­se des Gerä­te­parks (Flot­ten­ma­nage­ment), dass dar­aus resul­tie­ren­de Reporting und regel­mä­ßig durch­ge­führ­te Gesprä­che mit dem Kun­den, opti­mie­ren die Wirt­schaft­lich­keit der MDS-Umset­zung und zei­gen neue Aspek­te der Work­flow­op­ti­mie­rung und der Doku­men­ten­si­cher­heit auf. Alle Aspek­te wer­den über ein kun­den­spe­zi­fi­sches Abre­chungs­sys­tem ein­heit­li­ch fak­tu­riert.

Der Ein­satz neu­es­ter Tech­no­lo­gi­en und die Opti­mie­rung der Pro­zes­se garan­tie­ren dabei immer höchs­te Umwelt­freund­lich­keit und Nach­hal­tig­keit.

Was bedeu­tet MDS?

Out­put­kos­ten – der unter­schätz­te Kos­ten­fak­tor

Ob Ein­kauf oder Ver­trieb, ob Fuhr­park oder Faci­li­ty-Manage­ment: Auf der Suche nach Ein­spar­po­ten­zia­len sind die meis­ten Unter­neh­mens­be­rei­che bereits genau­es­tens unter die Lupe genom­men wor­den. Nur bei den betrieb­li­chen Out­put­kos­ten wird bis­her nicht so gen­au hin­ge­schaut. Dabei wür­de es sich dort beson­ders loh­nen, denn das Volu­men ist beträcht­li­ch:

Die tat­säch­li­chen Aus­ga­ben eines Unter­neh­mens für den Doku­men­ten-Out­put betra­gen durch­schnitt­li­ch 5 bis 10 % der jähr­li­chen Gesamt­kos­ten. (Quel­le: IDC, 2008)

Ver­steck­te Kos­ten

Noch schwie­ri­ger ist das Ermit­teln des tat­säch­li­chen Auf­wan­des. Denn beim Out­put sind nicht die sicht­ba­ren Kos­ten für Anschaf­fung, Ver­brauchs­ma­te­ria­li­en und Ser­vice das Pro­blem, son­dern die ver­steck­ten Kos­ten für Ver­wal­tung, Ein­kauf, Doku­men­ten­be­ar­bei­tung und per­so­nel­le Res­sour­cen. Die­se ver­steck­ten Kos­ten machen bis zu 60 % der Gesamt­kos­ten aus und den betrieb­li­chen Out­put unnö­tig teu­er.

Ihr Zeit­auf­wand: 2 mal 15 Minu­ten die sich für SIE rech­nen!

1. Druck­kos­ten erhe­ben

2. Opti­mie­rungs­lö­sun­gen

Mitarbeiterin mit Superman T-Shirt

3. Manage­ment

Pro­blem

Ohne Über­bli­ck kei­ne Trans­pa­renz

Alle Unter­neh­men ste­hen unter Kos­ten­druck. Wer Kos­ten spa­ren will, muss sei­ne Kos­ten aber erst mal ken­nen. Für vie­le Unter­neh­men sind die betrieb­li­chen Out­put­kos­ten eine unbe­kann­te Grö­ße. Oft fehlt ein Gesamt­über­bli­ck über die Anzahl der instal­lier­ten Sys­te­me und wich­ti­ge Kenn­zah­len wie Aus­las­tung, Nut­zungs­ver­hal­ten, Ein­satz­ge­bie­te, Druck­vo­lu­mi­na oder ver­wen­de­te Tech­no­lo­gi­en.

90 % der euro­päi­schen Unter­neh­men kön­nen kei­ne Schät­zung ihrer Kos­ten für Doku­men­te vor­neh­men.

Ohne Trans­pa­renz kei­ne Kon­trol­le

Der feh­len­de Über­bli­ck über die Kos­ten­struk­tur führt in der Pra­xis zu Fehl­ent­schei­dun­gen, die sich zu erheb­li­chen Kos­ten sum­mie­ren. So kom­men z.B. oft statt güns­ti­ger Laser­dru­cker immer noch deut­li­ch kos­ten­in­ten­si­ve­re Tin­ten­strahl- oder Matrix­dru­cker zum Ein­satz.

Lösung

Kom­for­ta­ble Inven­ta­ri­sie­rung

Nur mit einer zuver­läs­si­gen Erfas­sung kön­nen vor­han­de­ne Sys­te­me und Pro­zes­se bewer­tet und ana­ly­siert wer­den. Die erfass­ten Daten bil­den dann die Basis für die wei­te­re Opti­mie­rungs­stra­te­gie. Zunächst ermit­teln wir her­stel­ler­über­grei­fend alle Netz­werk­sys­te­me und lesen die Zäh­ler­stän­de aus – getrennt nach Far­be und s/w.

Dru­cker­flot­te INVENTUR  bie­tet genaue­re Resul­ta­te: Die Soft­ware doku­men­tiert den lau­fen­den Betrieb über einen defi­nier­ten Zeit­raum. Durch die gerin­ge Bin­dung per­so­nel­ler Res­sour­cen ent­steht für Ihre IT-Abtei­lung kaum zusätz­li­cher Arbeits­auf­wand.

INVENTUR REPORT berei­tet nach ein­ge­hen­der Ana­ly­se der Inven­ta­ri­sie­rungs­da­ten alle wich­ti­gen Fak­ten über­sicht­li­ch für Sie auf: Anzahl der Her­stel­ler, ver­wen­de­te Tech­no­lo­gi­en und Druck­vo­lu­mi­na, auf­ge­teilt in s/w und Farb­dru­cke. Im Ergeb­nis errei­chen Sie so mit der MDS-Ana­ly­se in nur zwei Schrit­ten vol­le Kos­ten­trans­pa­renz.

Ihre Vor­tei­le

•Kom­for­ta­ble Inven­ta­ri­sie­rung Ihrer Out­put-Flot­te
•Wirt­schaft­li­che Basis­kenn­zah­len für wei­te­re Opti­mie­rungs­stra­te­gie
•Kos­ten­über­bli­ck über die bestehen­den Sys­te­me
•Gesi­cher­te Daten über die Aus­las­tung aller Sys­te­me