Managed Document Services (MDS)

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Managed Document Services (MDS) 2017-09-28T09:29:36+00:00

Managed Document Services (MDS)

Spüren Sie die Kostentreiber in Ihrem Unternehmen auf

Managed Document Service (MDS) analysiert und optimiert die Gerätelandschaft. Dadurch wird eine signifikante Verbesserung beim Ablauf der Dokumentenverarbeitung erreicht. Ein Servicekonzept optimiert die Serviceeinsätze und das VBM-Management – auch oder insbesondere von Fremdsystemen.

Eine permanente Analyse des Geräteparks (Flottenmanagement), dass daraus resultierende Reporting und regelmäßig durchgeführte Gespräche mit dem Kunden, optimieren die Wirtschaftlichkeit der MDS-Umsetzung und zeigen neue Aspekte der Workflowoptimierung und der Dokumentensicherheit auf. Alle Aspekte werden über ein kundenspezifisches Abrechungssystem einheitlich fakturiert.

Der Einsatz neuester Technologien und die Optimierung der Prozesse garantieren dabei immer höchste Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit.

Was bedeutet MDS?

Outputkosten – der unterschätzte Kostenfaktor

Ob Einkauf oder Vertrieb, ob Fuhrpark oder Facility-Management: Auf der Suche nach Einsparpotenzialen sind die meisten Unternehmensbereiche bereits genauestens unter die Lupe genommen worden. Nur bei den betrieblichen Outputkosten wird bisher nicht so genau hingeschaut. Dabei würde es sich dort besonders lohnen, denn das Volumen ist beträchtlich:

Die tatsächlichen Ausgaben eines Unternehmens für den Dokumenten-Output betragen durchschnittlich 5 bis 10 % der jährlichen Gesamtkosten. (Quelle: IDC, 2008)

Versteckte Kosten

Noch schwieriger ist das Ermitteln des tatsächlichen Aufwandes. Denn beim Output sind nicht die sichtbaren Kosten für Anschaffung, Verbrauchsmaterialien und Service das Problem, sondern die versteckten Kosten für Verwaltung, Einkauf, Dokumentenbearbeitung und personelle Ressourcen. Diese versteckten Kosten machen bis zu 60 % der Gesamtkosten aus und den betrieblichen Output unnötig teuer.

Ihr Zeitaufwand: 2 mal 15 Minuten die sich für SIE rechnen!

1. Druckkosten erheben

2. Optimierungslösungen

3. Management

Problem

Ohne Überblick keine Transparenz

Alle Unternehmen stehen unter Kostendruck. Wer Kosten sparen will, muss seine Kosten aber erst mal kennen. Für viele Unternehmen sind die betrieblichen Outputkosten eine unbekannte Größe. Oft fehlt ein Gesamtüberblick über die Anzahl der installierten Systeme und wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Einsatzgebiete, Druckvolumina oder verwendete Technologien.

90 % der europäischen Unternehmen können keine Schätzung ihrer Kosten für Dokumente vornehmen.

Ohne Transparenz keine Kontrolle

Der fehlende Überblick über die Kostenstruktur führt in der Praxis zu Fehlentscheidungen, die sich zu erheblichen Kosten summieren. So kommen z.B. oft statt günstiger Laserdrucker immer noch deutlich kostenintensivere Tintenstrahl- oder Matrixdrucker zum Einsatz.

Lösung

Komfortable Inventarisierung

Nur mit einer zuverlässigen Erfassung können vorhandene Systeme und Prozesse bewertet und analysiert werden. Die erfassten Daten bilden dann die Basis für die weitere Optimierungsstrategie. Zunächst ermitteln wir herstellerübergreifend alle Netzwerksysteme und lesen die Zählerstände aus – getrennt nach Farbe und s/w.

Druckerflotte INVENTUR  bietet genauere Resultate: Die Software dokumentiert den laufenden Betrieb über einen definierten Zeitraum. Durch die geringe Bindung personeller Ressourcen entsteht für Ihre IT-Abteilung kaum zusätzlicher Arbeitsaufwand.

INVENTUR REPORT bereitet nach eingehender Analyse der Inventarisierungsdaten alle wichtigen Fakten übersichtlich für Sie auf: Anzahl der Hersteller, verwendete Technologien und Druckvolumina, aufgeteilt in s/w und Farbdrucke. Im Ergebnis erreichen Sie so mit der MDS-Analyse in nur zwei Schritten volle Kostentransparenz.

Ihre Vorteile

•Komfortable Inventarisierung Ihrer Output-Flotte
•Wirtschaftliche Basiskennzahlen für weitere Optimierungsstrategie
•Kostenüberblick über die bestehenden Systeme
•Gesicherte Daten über die Auslastung aller Systeme