War­um Doku­ment nicht gleich Doku­ment ist …

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War­um Doku­ment nicht gleich Doku­ment ist …

Das papier­lo­se Büro der Zukunft! So man­ch einem wird bei die­sem Gedan­ken ein wenig schumm­rig — hat er doch seit Jah­ren lie­be­voll jedes E-Mail aus­ge­druckt, jede Rech­nung kopiert und auch son­st fast jeden Report fein säu­ber­li­ch in ordent­li­chen Map­pen abge­legt. Zuge­ge­ben: so ein Schrank vol­ler ein­heit­li­ch beschrif­te­ter Ord­ner in Reih und Glied flößt schon ein wenig Ehr­furcht ein und lässt den Schöp­fer die­ses Wis­sen­spools vor Stolz noch ein klein wenig wach­sen

Spä­tes­tens wenn man in so einer 10 Meter mes­sen­den Schrank­wand nach einer klei­nen Akten­no­tiz oder einem Halb­satz aus einem E-Mail, an den man sich noch zu erin­nern glaubt, sucht, wird einem klar, dass das Wis­sen in die­sen Ord­nern zwar enorm ist aber auch, dass es enorm schwie­rig ist, die gewünsch­te Infor­ma­ti­on schnell ver­füg­bar zu machen.
Viel ein­fa­cher ist es hin­ge­gen, sol­che Doku­men­te elek­tro­ni­sch zu suchen. Dank OCR-Tech­no­lo­gie fin­det man im Archiv nicht nur die Namen der Doku­men­te son­dern auch die gesam­ten Inhal­te kön­nen durch­sucht wer­den. Aber so spart man nicht nur Zeit beim Suchen son­dern auch Platz: In ein rund 10 Meter lan­ges Archi­v­re­gal pas­sen rund 400 A4-Ord­ner. Wür­de man den Inhalt die­ser Ord­ner digi­ta­li­sie­ren benö­tigt die­ser über­schlags­mä­ßig 40 Giga­byte. 40 Giga­byte pas­sen unge­fähr auf 10 DVDs oder benö­ti­gen weni­ger als ein Zehn­tel der Spei­cher­ka­pa­zit eines exter­nen Spei­chers mit Abmes­sun­gen von 10 x 7 Zen­ti­me­tern.
Geld spart man natür­li­ch auch, denn 400 Ord­ner samt dem Papier dar­in ver­ur­sa­chen auch im Ein­kauf eini­ges an Kos­ten.

War­um wird es das voll­stän­dig papier­lo­se Büro oder Leben den­no­ch nicht geben?
Man­che Doku­men­te müs­sen aus recht­li­cher Sicht noch immer in tat­säch­li­ch aus­ge­druck­ter Ver­si­on ver­füg­bar sein und man­che Doku­men­te möch­te man ein­fach auch “in Hard­co­py” auf­be­wah­ren.
Denn ken­nen Sie den emo­tio­na­len Unter­schied zwi­schen einem “rich­ti­gen Kon­zert­ti­cket” der Lieb­lings­band – frü­her oft mit Holo­gramm um sie fäl­schungs­si­cher zu machen – und dem E-Ticket am Han­dy? Wie klebt man die elek­tro­ni­sche Boar­ding­card ins Foto­al­bum der Hoch­zeits­rei­se und ist die ein­ge­scann­te ers­te Zeich­nung, die man von sei­nem Kind geschenkt bekom­men hat, wirk­li­ch so wert­voll wie das Ori­gi­nal, das zu Hau­se auf­be­wahrt wird?

Bei all der Digi­ta­li­sie­rung und Trans­for­ma­ti­on gibt es doch immer noch Doku­men­te, die viel mehr sind als ein­fach nur ein Stück Papier. Sie bewah­ren Erin­ne­run­gen, sind Zeit­zeu­gen und rufen auch nach Jah­ren noch Emo­tio­nen her­vor, als wäre das Erleb­te erst ges­tern gewe­sen.

Und obwohl ich selbst ein glü­hen­der Ver­fech­ter der Digi­ta­li­sie­rung bin – im Pri­va­ten wie natür­li­ch auch im Beruf­li­chen – kann ich mich bei­spiels­wei­se nicht dazu durch­rin­gen, bei Rei­sen eine elek­tro­ni­sche Boar­ding­card zu ver­wen­den. Was, wenn das Han­dy plötz­li­ch streikt? Der Aus­druck in der Man­tel­ta­sche fühlt sich hier doch noch zuver­läs­si­ger an… 😉

Micha­el Mark ist Geschäfts­füh­rer der KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Aus­tria GmbH, seit vie­len Jah­ren in der Bran­che tätig und Vor­rei­ter wenn es um die Nut­zung neu­er Medi­en und digi­ta­ler Gad­gets geht

2017-01-17T09:23:41+00:00