Das papierlose Büro der Zukunft! So manch einem wird bei diesem Gedanken ein wenig schummrig – hat er doch seit Jahren liebevoll jedes E-Mail ausgedruckt, jede Rechnung kopiert und auch sonst fast jeden Report fein säuberlich in ordentlichen Mappen abgelegt. Zugegeben: so ein Schrank voller einheitlich beschrifteter Ordner in Reih und Glied flößt schon ein wenig Ehrfurcht ein und lässt den Schöpfer dieses Wissenspools vor Stolz noch ein klein wenig wachsen
Spätestens wenn man in so einer 10 Meter messenden Schrankwand nach einer kleinen Aktennotiz oder einem Halbsatz aus einem E-Mail, an den man sich noch zu erinnern glaubt, sucht, wird einem klar, dass das Wissen in diesen Ordnern zwar enorm ist aber auch, dass es enorm schwierig ist, die gewünschte Information schnell verfügbar zu machen.
Viel einfacher ist es hingegen, solche Dokumente elektronisch zu suchen. Dank OCR-Technologie findet man im Archiv nicht nur die Namen der Dokumente sondern auch die gesamten Inhalte können durchsucht werden. Aber so spart man nicht nur Zeit beim Suchen sondern auch Platz: In ein rund 10 Meter langes Archivregal passen rund 400 A4-Ordner. Würde man den Inhalt dieser Ordner digitalisieren benötigt dieser überschlagsmäßig 40 Gigabyte. 40 Gigabyte passen ungefähr auf 10 DVDs oder benötigen weniger als ein Zehntel der Speicherkapazit eines externen Speichers mit Abmessungen von 10 x 7 Zentimetern.
Geld spart man natürlich auch, denn 400 Ordner samt dem Papier darin verursachen auch im Einkauf einiges an Kosten.
Warum wird es das vollständig papierlose Büro oder Leben dennoch nicht geben?
Manche Dokumente müssen aus rechtlicher Sicht noch immer in tatsächlich ausgedruckter Version verfügbar sein und manche Dokumente möchte man einfach auch „in Hardcopy“ aufbewahren.
Denn kennen Sie den emotionalen Unterschied zwischen einem „richtigen Konzertticket“ der Lieblingsband – früher oft mit Hologramm um sie fälschungssicher zu machen – und dem E-Ticket am Handy? Wie klebt man die elektronische Boardingcard ins Fotoalbum der Hochzeitsreise und ist die eingescannte erste Zeichnung, die man von seinem Kind geschenkt bekommen hat, wirklich so wertvoll wie das Original, das zu Hause aufbewahrt wird?
Bei all der Digitalisierung und Transformation gibt es doch immer noch Dokumente, die viel mehr sind als einfach nur ein Stück Papier. Sie bewahren Erinnerungen, sind Zeitzeugen und rufen auch nach Jahren noch Emotionen hervor, als wäre das Erlebte erst gestern gewesen.
Und obwohl ich selbst ein glühender Verfechter der Digitalisierung bin – im Privaten wie natürlich auch im Beruflichen – kann ich mich beispielsweise nicht dazu durchringen, bei Reisen eine elektronische Boardingcard zu verwenden. Was, wenn das Handy plötzlich streikt? Der Ausdruck in der Manteltasche fühlt sich hier doch noch zuverlässiger an… 😉
Michael Mark ist Geschäftsführer der KYOCERA Document Solutions Austria GmbH, seit vielen Jahren in der Branche tätig und Vorreiter wenn es um die Nutzung neuer Medien und digitaler Gadgets geht